Vacature Persoonelijke Assistent

persoonelijke assistent

Referentie: 10032587 Brussel Onbepaalde duur Selection & Interim

Onze klant is actief in de juridische sector. De functie van Management Assistant in Brussel bestaat uit het verlenen van administratieve ondersteuning aan advocaten, waaronder dossierbeheer, facturatie, planning, coördinatie van vergaderingen, secretariaatswerkzaamheden en nog veel meer. De ideale kandidaat is goed georganiseerd, analytisch, heeft ervaring in de professionele dienstverlening, uitstekende communicatieve vaardigheden en spreekt vloeiend Engels, met Frans en/of Grieks als troef.

Beschrijving

• Samenwerken met de supervisor als onderdeel van een managementteam om volledige secretariële, administratieve en administratieve ondersteuning te bieden, verantwoordelijkheid te nemen en ervoor te zorgen dat het werk op de meest efficiënte en gepaste manier wordt uitgevoerd.
• Dossierbeheer; organiseren en openen van dossiers, sluiten van dossiers, archiveren en ervoor zorgen dat alle relevante documenten elektronisch en indien nodig op papier worden gearchiveerd.
• Het facturatieproces beheren met behulp van Elite (intern financieel systeem). Assisteren van advocaten bij het leggen van contacten met andere partijen om facturen op te stellen. Contact onderhouden met andere internationale kantoren om relevante procedures te volgen, honoraria beheren om ervoor te zorgen dat zij alle benodigde tijd invoeren of om hun tijd namens hen in te voeren.
• Maandelijks conceptfacturen controleren en corrigeren en ter controle en goedkeuring voorleggen aan advocaten.
• Verwerken van verzoeken voor het bijwerken van dossiers, zoals adreswijzigingen, kortingsverzoeken, enz.
• Klantinformatie op een consistente manier archiveren
• Informatie uit verschillende softwarepakketten samenbrengen en zorgen voor een perfecte match.
• Nauw samenwerken met de financiële afdeling om achterstallige rekeningen op te volgen.
• Facturen en uitbetalingen maken, toelichtingen maken en wijzigen, interdepartementale creditnota's en facturen aanvragen en indien nodig contact onderhouden met internationale kantoren.
• Financiële rapporten invullen zoals vereist voor interne systemen, met de nadruk op openstaande inkomsten die gefactureerd moeten worden en de klant waar nodig informeren.
• Proactief beheren en bijhouden van de agenda's van de Account Executives; coördineren van vergaderingen met interne en externe klanten, ervoor zorgen dat alle werkzaamheden efficiënt worden gepland, inclusief het identificeren en oplossen van mogelijke problemen.
• Beheren van het boeken van vergaderzalen, conferentie- en videofaciliteiten; waar nodig contact onderhouden met deelnemers en ervoor zorgen dat zij een eersteklas gastvrijheidservaring krijgen.
• Externe en interne telefoongesprekken en vragen op een professionele manier afhandelen.

Je profiel

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring als personal assistant of executive assistant.
• Je spreekt vloeiend Engels en Frans en/of Grieks is een pluspunt.
• Je bent flexibel en in staat om een hoge werkdruk te beheren en strakke deadlines te halen.
• Je hebt een gedegen financiële kennis
• Analytisch en getalenteerd
• In staat om te reageren op zakelijke eisen en te werken met veeleisende belanghebbenden
• aantonen dat je het end-to-end factureringsproces voor advocatenkantoren kunt beheren en begrijpen.
• Eerdere ervaring in een professionele dienstverleningsorganisatie is een pluspunt
• Discretie in het omgaan met vertrouwelijke zaken
• Teamplayer, positieve houding, gezond verstand en flexibiliteit.
• Vaardigheid in Microsoft Office
• Zeer goed georganiseerd, positieve houding, goede planningsvaardigheden
• Proactief en in staat om initiatief te tonen en te werken met minimale supervisie.
• Uitstekende aandacht voor detail; in staat om snel en nauwkeurig te werken onder druk.
• Goede interpersoonlijke vaardigheden

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.