Vacature Team Lead Front Office

Team Lead Front Office (0,8 - 1,0 fte)

Plaatsingsdatum donderdag 5 okt 2023

Sluitingsdatum maandag 23 okt 2023

Functietype Professional Services

Organisatieonderdeel Real Estate & Facilities (RE&F)

Salaris € 4.332 - € 5.929

Omvang 0,8 fte - 1 fte

Introductie

De dienst Real Estate & Facilities (RE&F) van de Erasmus Universiteit Rotterdam is voor de afdeling Facility Services op zoek naar een ervaren Team Lead voor het Team Front Office. Je bent een echte verbinder met ervaring binnen een complexe en bruisende organisatie. Je weet mensen in hun kracht te zetten, te ontwikkelen en te laten groeien. Daarnaast geef je dagelijks leiding aan de collega's van Event en Room Booking en de Service Desk.

Samen met team Service Management en Operations Support vormt het team Front Office een eigen management team van de afdeling Facility Services. We werken dagelijks aan een omgeving waar mensen zichzelf kunnen ontwikkelen, elkaar ontmoeten en (samen)werken. Het doel van de afdeling Facility Services is om een schone, gastvrije, duurzame en veilige campus te creëren, zodat studenten, medewerkers en bezoekers van de EUR optimaal kunnen presteren en zich welkom en thuis voelen. Zo dragen wij bij aan de missie en visie van de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Het team Front Office bestaat uit Event en Room Bookings (6 personen) en Service Desk (4 personen). Samen vormen zij het loket waar studenten, medewerkers en bezoekers van de EUR terecht kunnen met alle voorkomende facilitaire vragen, klachten, meldingen, aanvragen van evenementen en het reserveren van ruimtes voor niet-onderwijsactiviteiten.

Team Event en Room Bookings

Het team ERB geeft (onderwijs)ruimten uit voor niet-onderwijs activiteiten en zorgt voor de facilitaire organisatie van en ondersteuning bij evenementen. Ze werken zeer nauw samen met de roosteraars van de faculteiten en hebben naast de meer operationele taken in de planning van de zalen en faciliteiten, ook een sterk bemiddelende en adviserende rol richting de verschillende stakeholders.

Team Service Desk

De Service Desk is het centrale aanspreekpunt voor vragen, verzoeken, storingen en klachten. Het team Service Desk heeft een fysieke balie en is telefonisch en digitaal te benaderen. De Servicedesk verwerkt de verschillende (aan)vragen en meldingen in Planon, ons FM systeem en heeft nauw contact met de verschillende back-office partijen om de gebruikers van de campus goed van dienst te zijn. De Servicedesk heeft ook de rol van telefonist, de centrale lijn van de EUR komt bij hen binnen.

Wat ga je doen in deze functie?

Je bent als Team Lead Front Office is een echte people manager. Je opereert in nauwe samenwerking met de interne RE&F organisatie, klanten en andere relevante partners. Daarnaast neem je initiatieven tot procesverbeteringen, vernieuwingen en tot optimalisatie van onderliggende automatiseringssystemen. Je denkt mee over het beleid van Facility Services, bent mede verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen ervan en neemt daarnaast deel aan (RE&F-brede) projecten.

Naast deze taken, ben je als teamleider front office verantwoordelijk voor:

• het geven van directe leiding aan de medewerkers van de teams Event en Room Bookings en Service Desk;
• het zorgdragen voor een juiste toewijzing, aanwending, beheer en bewaking van (financiële) middelen binnen de afdeling;
• het coördineren, bewaken en bijsturen van de implementatie van het beleid van Front Office;
• het informeren van medewerkers over de voor de afdeling te realiseren doelstellingen;
• het informeren en overdragen van RE&F en EUR kennis en informatie over te volgen werkwijzen en procedures;
• het plannen en toekennen van werkzaamheden (en bevoegdheden), rekening houdend met individuele capaciteiten en kwaliteiten van medewerkers;
• het bewaken en bevorderen van een goede communicatie en samenwerking binnen de teams en met overige afdelingen/teams;
• het voeren van bilateraal overleg, resultaat en ontwikkelingsgesprekken en loopbaan ontwikkelingsgesprekken met medewerkers.

Wat heb jij te bieden?

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, met een relevante opleiding richting hospitality/ facility management;
• Minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring in een complexe organisatie;
• Ervaring met het werken met diverse systemen zoals Planon, Time Edit is een pré, dan wel de competenties om zich deze programma's snel eigen te maken.;;
• Uitstekende mondelinge- en schriftelijke beheersing van het Nederlands (niveau C1) en het Engels (niveau B2).
• Beschikt aantoonbaar over de volgende competenties:
  • Organisatie sensitiviteit;
  • Sturend op resultaat;
  • Overtuigingskracht;
  • Verbindend leiderschap.
• Verder ben je ambitieus en gedreven om jezelf en ons te blijven ontwikkelen. Je bent integer en stressbestendig met een gezonde dosis humor en bovenal een teamplayer.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen €4.332 en € 5.929 bruto per maand (Schaal 11), conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de dienst Real Estate & Facilities (RE&F). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1,0 fte.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance : thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus .
  
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR , Fame , QuEUR, of Young Erasmus Academy.
  
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget , buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek .
  
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
  
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners , en er is een kinderopvang op de campus .

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek - onze missie luidt dan ook 'Creating positive societal impact'. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl .

Faculteit / Instituut / Dienst

Real Estate & Facilities (RE&F) levert in nauwe samenwerking met Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS) onderliggende dienstverlening ten behoeve van Professional services de diensten onderwijsruimtes, werkplekken, wonen en campusvoorzieningen. Het bieden van (fysiek) inspirerende, juist functionerende en doelmatige huisvesting, zodat studenten, medewerkers en bezoekers op de locaties van de EUR optimaal kunnen presteren en zich thuis voelen. De dienst bestaat uit de afdelingen: Strategy, Real Estate, Facility Services, Procurement en Support Office.

Afdeling

De afdeling Facility Services is verantwoordelijk voor de gehele facilitaire dienstverlening van de Universiteit en bestaat uit drie teams te weten: team Service Management, team Front Office en team Operations Support. Om het team Front Office aan te sturen, zoeken we een Team Lead. Het team Front Office bestaat uit Event en Room Bookings (6 personen) en Service Desk (4 personen). Samen vormen zij het loket waar studenten, medewerkers en bezoekers van de EUR terecht kunnen met alle voorkomende facilitaire vragen, klachten, meldingen, aanvragen van evenementen en het reserveren van ruimtes voor niet-onderwijsactiviteiten.

Solliciteren

Word jij onze nieuwe collega? Stel je aan ons voor door te solliciteren, via de sollicitatieknop rechtsboven aan deze pagina. De sluitingsdatum van de vacature is maandag 23 oktober 2023. De sollicitatieprocedure bestaat uit 2 gesprekken.

Wil je meer weten over de functie en/of de procedure, neem dan contact op met onze corporate recruiter Steef Arends. Hij is te bereiken op of door te mailen naar . Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl .

Functie:	team lead front office
Startdatum:	05-10-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	HBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	4332 – 5929
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.