Vacature Office Manager

Office Manager

Referentie: 10032720 Brussel Onbepaalde duur Selection & Interim

Onze klant, actief in de energiesector op Europees niveau, is momenteel op zoek naar een Office Manager. In deze functie ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan onderwerpen: organisatie van vergaderingen/evenementen, communicatie, IT en accouting ondersteuning.
Onze klant is op zoek naar een kandidaat op parttime basis en is zeer flexibel.

Beschrijving

Kantoorbeheer:

• Correspondentie en algemene vragen
• Contract- en prijsonderhandelingen met kantoorverkopers en dienstverleners beheren
• Ondersteuning bij reizen (boeken van vervoer, accommodatie, bijbehorende verzekeringen)
• Follow-up gezondheids- en veiligheidsbeleid (Mensura)

IT-ondersteuning:

• Samenwerken met extern IT-ondersteuningsbedrijf (Cereus) + licenties en materiaal up-to-date houden
• Onderhouden van Office 365 database en Box software
• Hardware (surface+ mobiele telefoons): bestellen & installeren

Boekhoudkundige ondersteuning: Personeelsadministratie:

• Samenwerken met externe HR-partner (GroupS) incl. bijwerken van personeelsdossiers
• Follow-up (quasi-geautomatiseerde) maandelijkse personeelskalender voor salarisberekening door GroupS
• Bijwerken van verlofaanvraagdatabase (GroupS)
• Bijwerken index tabellen
• Assisteren bij aanwervingsproces voor nieuwe medewerkers (indien van toepassing)

• Algemene vergadering (1/jaar)
• Raad van bestuur (5/jaar)
• Congres (1/jaar)
• Webinar (2/jaar)

• Beheren van de website en het extranet van het bedrijf
• Coördinatie van het opstellen van het jaarverslag
• Opmaak van massamail via Campaign Monitor
• Back-up voor opmaak maandelijkse nieuwsbrief (Indesign)

Je profiel

• Vloeiend in Engels en Frans/Nederlands
• Vaardigheid in MS Office
• Bewezen ervaring als office manager
• Kennis van Office Administrator verantwoordelijkheden, systemen en procedures
• Open-minded & flexibele persoonlijkheid, in voor een uitdaging
• Hands-on, probleemoplosser
• Bereid om te leveren
• Blij om bij te dragen aan de uitdagingen van een dynamisch klein team
• Discreet en vertrouwensvol
• Gevoel voor humor
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden in een snelle omgeving
• Bewezen ervaring als Office Manager

Aanbod

Onze klant biedt je een parttime vast contract in een zeer dynamisch en flexibel bedrijf.

Functie:	office manager
Startdatum:	05-12-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Freelance
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	1 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.